Hoe Bikkelhart Dataddo gebruikt voor transparante rapportage in Klipfolio

Wie is Bikkelhart:

Bikkelhart levert webdesign- en optimalisatiediensten voor klanten in verschillende sectoren. Puttend uit hun verkoopexpertise en kennis van het klantgedrag ontwerpt, optimaliseert en automatiseert Bikkelhart de websites van hun klanten.

Om het timemanagement te verbeteren en alles soepel te laten verlopen, had Bikkelhart een manier nodig om het volgende bij te houden:

1. De uren betaald door elke klant
2. Hoeveel uur het bedrijf en elke individuele werknemer aan elk project besteedde

De uitdaging: Wekelijkse rapportage optimaliseren

Het oorspronkelijke systeem dat Bikkelhart gebruikte was niet ideaal: het projectmanagement-software was simpel en leverde niet de data metrics die ze nodig hadden. Wekelijks kostte het uren om rapporten te genereren en werd gedaan door gegevens handmatig in Excel-sheets in te voeren. Naarmate het bedrijf groeide, begonnen ze Exact Online te gebruiken om intern beheer te verbeteren en om meer data metrics te verkrijgen, en Klipfolio om perfecte visuele rapporten van hun gegevens te maken.

Nu ze een manier hadden om hun rapporten te visualiseren, moesten ze uitzoeken hoe ze gegevens van Exact Online naar Klipfolio konden krijgen. Ze zouden de gegevens handmatig kunnen importeren en exporteren, maar dat zou nog steeds uren per week kosten. Ze probeerden zelfs de verbinding met de Exact Online-API zelf te maken, maar de API had beperkingen die meerdere API-aanroepen zouden vereisen en het nog steeds uren per week zou kosten - niet veel beter dus.

Toen ze zochten naar een dienst die al hun gegevens efficiënt uit Exact Online kon extraheren en uploaden naar Klipfolio, vonden ze Dataddo.

Een paar eenvoudige stappen om Exact Online aan je dashboard te koppelen met behulp van Dataddo.

De oplossing: Integratie van Exact Online naar Klipfolio

...het automatiseert een deel van de rapportage die [vroeger] handmatig moest worden gedaan. Dit bespaart ons kostbare tijd die we kunnen besteden aan onze klanten." - Vian Meijerink, Marketing Automation Lead

Als een van de weinige beschikbare tools die Exact Online met Klipfolio kan verbinden, was Dataddo een snelle keuze. Dataddo kon Bikkelhart een dienst bieden die automatisch hun Exact Online-gegevens extraheert, inclusief tijdelijke oplossingen voor de API-beperkingen. Hier zijn enkele van de nieuwe mogelijkheden voor hen en hun 40 medewerkers:

Het interne dashboard:

• Toegankelijk voor alle medewerkers, houdt productiviteit en uren bij die worden besteed aan verschillende projecten
• Zorgt voor betere planning, timemanagement en verantwoordelijkheid

Een voorbeeld van het nieuwe en verbeterde dashboard van Bikkelhart.

Het klantendashboard:

• Beveiligd met een wachtwoord en toegankelijk voor klanten 
• Ze kunnen ermee de uren bijhouden die Bikkelhart op hun account besteedt

Ziekteverlof en vakantiedagen:

• De gegevens van Exact Online over verlof van werknemers voldoen niet aan de rapportagebehoeften die Bikkelhart heeft
• Dataddo Support heeft een berekening gemaakt die verlof per uur opsplitst
• Bikkelhart heeft nu een volledig overzicht van de beschikbaarheid van hun medewerkers

Verwijderde of gewijzigde gegevens:

• De API van Exact Online kan duplicaten veroorzaken wanneer records worden gewijzigd 
• Elke dagelijkse gegevenslading die door Dataddo Support wordt gesteld bevat gegevens van de vorige 12 maanden
• Bikkelharts dashboards blijven vrij van dubbele gegevens

"[Onze klanten] zijn een stuk gelukkiger... ze kunnen kijken naar het dashboard wanneer ze willen om de status van hun project te zien." - Vian Meijerink, Marketing Automation Lead

Vooruit met Dataddo:

En dat is niet alles: Bikkelhart is van plan om in de komende weken tenminste drie nieuwe datasets van Exact Online aan hun Klipfolio-dashboards toe te voegen. Deze nieuwe bronnen zullen hen helpen bij het bijhouden van transacties en uitgaven per project, uurtarieven voor elke klant en alle uitgaande facturen die teruggaan tot 2018.

Dataddo heeft Bikkelhart geholpen om nieuwe wegen te vinden naar productiviteit en naar nieuwe niveaus van transparantie bij hun klanten, wat heeft geleid tot een betere algemene gezondheid van het bedrijf.